信宣永在
发表于 2005-11-28 09:18:00
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一、活动中最容易出现的3个问题1 p$ x1 J0 l5 o5 t; `
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A) 活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺；
( u/ [( \7 J5 ]% ^: AB) 活动现场分工不明确导致管理混乱；
) `3 j0 X! r! \! YC) 对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧。
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二、“角色管理”
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0 x! ]* R# Y* B! K4 C" K( ]6 `活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，控制好现场的各项工作，对活动的管理者来说是一个极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率，应该实施操作程序的管理。
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根据活动的主要参与成员的不同身份大致可以分为六类，即：活动组织方、场馆方、演员/主持/选手等、舞台/灯光/音响制作方、嘉宾/观众方和媒体记者方。把这种管理暂时称为“角色管理”。5 A% Z, I# S/ o* T( ^% q5 J
$ i) |* y% X. W$ V1、角色划分1 T9 Q% z9 w; ]. ^6 h" |4 c/ w9 K9 y
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在角色划分的过程中既要注意角色的独立性，又要注意角色所内含工作的系统性和联系性。例如对一场具有表演内容的新闻发布会或时装发布会，在舞台方面会涉及到音响、灯光和舞美；而在表演方面又会涉及到主持人、演员和道具。! d! C4 C/ y0 M' n- n, F% o6 R" ^
0 A! m% d) U5 |+ _+ L①活动的组织方：主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上，还是事件的实际处理过程中，活动的组织各方都需要很紧密的合作与联系，对于他们的管理和协调亦非常重要。
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②场馆方：主要是指场地的所有者或管理者。例如在体育馆举行演唱会时的体育馆方，在社区举办活动时的社区街道办或者物业管理方等。他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。7 D$ D+ _- X$ m0 K+ s, ?
4 u% }& _& z0 b# g③演员/主持/选手方：这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员。所谓表现主体人员，是说他们在整个活动的进程中具有一定的表演、展示、发言等行为的人员。这种称谓主要是为了有别于活动主体人员，因为很多时候的活动主体人员主要是观众，但是观众这一块必须单独管理。
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④舞台/灯光/音响制作方：主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。
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⑤嘉宾/观众方：主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。对于某些大型的活动，因为参与嘉宾人数众多，且与之相关的活动频繁时，也可以把嘉宾和观众方分开进行管理。) B0 h6 O# \, k+ G% }' _ @' `
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⑥媒体记者方：主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。因为每次活动都会产生一定的社会效应，而且很多公关活动的最终目的就是增加宣传力度、扩大影响力，媒体的参与对于整个活动的效益评估具有很大的参考价值。所以对于媒体方的管理也就理所当然的独立为面了。- h `6 g3 \ y; k8 Y5 A% S9 d& k" V
: j! V; W( ^2 A2 b* W9 {+ u/ r有时候，某些大型活动的每一项都可能会有很多事务，那这时可以在角色划分的基础上，考虑实际情况，再对各项事务进行进一步的细分。
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2、工作职能( m4 y7 B V) @* C0 _: x* m' y$ D' f
& m4 z3 A8 i& N! Z' z/ E( i各种角色的管理人员之职能主要表现在：2 e8 \0 @& c( S4 d7 f
5 o! @4 _/ P- U5 K* F①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕，为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；
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②负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需要互相配合，各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求；
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③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题；
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④及时向项目负责人报告工作进展情况；
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4 _# G5 b2 G$ q6 l4 Q+ J⑤现场出现的其他相关事务。9 c! t5 ^. h; l
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3、角色管理在筹备期的运用
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在活动筹备期的工作安排，以及拟定工作计划的时候，我们往往以事件为核心来安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，这种管理方式具有很强的目的性和针对性，所以在活动的筹备期间具有很强的实用性。/ v2 p. T8 P# U% B" {4 Q
6 t0 A+ W! `6 |. g. F: j但是，如果在活动筹备期适当地运用角色管理，那么在项目的执行过程中会更加“如虎添翼”，在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为基础。即把活动现场的角色管理任务加以延伸至活动的筹备前期，以各类参与角色为线索，分别展开与之相关的筹备工作，并安排专人负责跟进整个筹备进程，并且承担活动现场的同一方面的工作。
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例如在舞台方面，可以在对舞台、灯光、音响制作方的联系、确认到最后签订合同都有一个人专门负责跟进（当然也可能是几个人或一个小团队），而且在最后的活动现场仍由其担任舞台、灯光、音响的相关事务。这样的话，在对现场舞台方面的监督和控制都会更加顺利高效。+ C v6 q9 G' j# C' h* T4 f& ~
+ h4 O( D/ f4 |5 ^7 a由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段，人员变化比较频繁，所以人员安排“从一而终”并不容易，但是尽管如此，我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”，从而进一步保证活动的进程速度和效率。0 e) J0 f8 K0 v! @" E
% H; D1 l! _0 D3 V1 Z( d三、项目负责人制
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在角色划分好以后，就是实实在在的执行和管理了。“项目负责人制”，无疑是目前有利于整个活动策划和实施过程中的顺利、高效的进行较好管理制度。: ]) N6 k( P) h
7 _$ Q u* E ]4 h经历过活动执行的人一定都很了解，活动的开展现场简直就是一个沸腾的油锅，特别是工作人员都保持着高度的紧张，只有大家都固定的听从一个人的统一安排，互相配合，才能保证各项工作有条不紊的开展。
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在这种情况下，如果有些承办方的领导或者某个主管发现现场有些问题需要有人去处理时，可以告知项目负责人，在项目负责人的统一调配下，协作负责人处理。
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' f' j ?2 ~) q Z8 H' M @四、现场管理中应该注意的几点：
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1、认识场馆方负责人
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活动现场出现的问题很多都需要场地的管理方来协同解决，所以被安排和场地管理方接触的人必须提前和场地管理方负责本次活动的主管取得联系，以便在处理现场问题时能够及时和场管的负责人沟通，提高办事效率。# J2 u/ C+ v# k2 ~% a: v; Y
- ]2 k) J N1 d+ B2 f% w. w R通常在活动现场，活动的组织方一般通过服装来辨认场管工作人员，而场管方亦是通过工作证件来确定组织方的工作人员。这种情况虽然对于双方人员身份的确认很少出错，但是在解决问题时难免会出现一些尴尬的局面。如果时间和条件允许的话，活动开展前，双方的相关管理人员最好都互相认识一下。. `8 F5 ]3 Q! K% Y7 N, b5 V
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2、工作协调会议
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- G) \ S( s( a* R6 o* i在各方面工作都安排妥当时，不要忘了活动开始前的工作协调会议。工作协调会议的目的一方面是在活动开始前让所有工作人员最后确认自己的工作职责，加强员工对自己本职工作的实施印象；另一方面，也是为了及时向员工传达临时变动的若干事项。9 q& R- s8 i+ w3 z* _8 p$ M/ Z
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需强调的是，活动正式开始前一天的这个工作协调会议一定要开。因为这不仅仅是为了布置工作，它更是活动前的一次动员会，有利于进一步提高员工的工作紧凑感和相互之间的协作默契。它不仅让员工明白自己要干什么，而且还让员工明白自己应该拿出什么样的干劲来工作。
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2 C2 o+ o5 _: p" S7 H& Y除此之外，对于举办时间过长的活动，例如要好几天，或者好几周，甚至是更长的，在每天或者每个系列的活动结束后还应该举行一次对于当天或当场活动的总结会议，以便及时总结活动的得失，一方面对于出现的情况马上进行处理，另一方面也防止在以后的活动中再次出现，以及对接下来的活动进行更加详细的安排。
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' V8 u1 h% L. c6 o( F如果不够重视，希望以后能够重视起来。总之，不管怎样，我们最好都能坚持下去。有时候，最无所谓的事往往就是事故的缘由。 |
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