liyu
发表于 2016-9-28 11:11:17
马上注册,结交更多好友,享用更多功能,让你轻松玩转社区。
您需要 登录 才可以下载或查看,没有帐号?快速注册
x
- Y+ I0 G2 t! _8 J- F$ v
现代人可以为了减肥不吃饭,也可以为了加班不回家,但不开会那是万万不行,在处处讲究沟通的现代社会,会议是一种太重要的沟通方式,身处社会中的任何一人都会或多或少地参加会议。传统的会议并没有过多的讲究,把问题摆在桌面上,大家一谈了事,对于沟通效果、解决问题的效率则未有考虑。现代会议有了质的飞跃,不光加入了诸多起辅助作用的电子设备,更是对会场的布置进行了诸多科学的研究,本篇文章就和大家一起来探讨会场布置的问题。 会议场地的布置,需要考虑以下三个方面:会议设施的安装;会议空间的布置;会议影音设备的安装。. a6 r H% d$ X* u9 |
: d' l. S; t* O 会场的选择需要从多方面来进行考虑,首先要考虑会场所在的地方是否能够方便与会者到达,如果会议要持续几天时间,还需要考虑在会场附近是否有合适的酒店可以提供住宿;会场各种设施的规模是否能和与会人数相匹配也是需要考虑的问题,为了保证良好的会议效果,会场规模不能过大也不能过小;部分会议对保密性有较高要求,这时就需要对会场周围做出周全的考察,了解隔壁会有怎样的团体与会,甚至可能需要对会场地址做出保密要求;不同主题的会议对会议的视听设备会有不同要求,这就需要根据具体要求来考察会场,看会场是否能够提供大屏幕投影、实时卫星信号、是否有万维网或者局域网、会场能否提供最新的投影设备或是需要找专业的租赁公司租赁,诸如此类关于视听设备的问题都需要周全地考虑到;最后还需要考虑会场可以配备哪些专业人员,以便协同会场各设备的调试、故障的解决,这些对于会议成功举行都有举足轻重的作用。( I, z- I- C M+ S$ M, E
0 V7 X% T( t* g8 I. Q8 y0 N* _* U 会场的大小有多种,至于形状,则是略微方形的最为理想,最佳长宽比例是6:5(例如长36米宽30米的会议室)。会场座位的摆放也有技巧,多为从演讲者往外成放射状的直线排列,位置之间的间隔要合理,不能过窄或过宽,过窄的距离不方便落座与进出,过宽的距离则会给与会者带来距离感,缺乏应有的融洽气氛。从横向来说,最好能以内凹圆弧或是V字型对屏幕和演讲者形成包围状,如此形状的摆放,对于演讲者以及与会者都会有更佳的参与感受。
6 I% H' B. `3 r r3 h( S
, I5 [: Q% z2 [3 J* C: k 不同形式的会场布置,可以获得不同的会议气氛。下面我们将对会场的布置分成四种类型来分别介绍,在这之前先看看下面这个表格,有个大致的印象:
/ l" v1 K9 V) k6 M: ^
' O; }% `. H+ q, i6 y8 o z9 W- D% h9 Q; |
会场布置的四种类型介绍
3 ^7 G" e* b% W" r& I; j( a( e" n; ~$ Z H+ X) X! O
' R! k H; D7 x7 _& v X
小贴士:与会人员大都喜欢坐在后排,往往导致前排位置空空荡荡,这对于会场气氛会有不佳影响,为了克服这个问题,建议根据与会人数,将会空出的后排座位用阻隔带封住,以保证前排座位能够坐满,有个良好的会议气氛。
$ x2 k% K6 A" g- x) Y( `5 O4 T4 g2 S% @3 M8 X. C3 K
剧院型! f: `$ B, B, |
% Q- Y% J P" Q0 M+ _) V2 p 如果需要在一个固定的会场摆下最多的位置,那么成排成列的剧院型会场是最佳选择。通常采用剧院型会场的会议将以主持者演讲为主,这需要向与会者提供演讲稿以及笔记本,以方便记录,也提醒与会者以聆听为主,无需互动或是与其他与会者交流。剧院型会场并不适合以交流或是互动为主的会议,主持者带来的强大压力以及座位的摆放,都将会成为交流和互动的阻碍。 `" E9 H9 p" C1 Z% d! K7 ?' _
) V, j% [/ I: x1 J" ]4 p, G0 d. ^! K
3 {1 D7 o7 ~( |- G+ W) U+ x: D; W" y+ e/ Z- R4 }/ @# X- m
剧院型
2 ~: @: J [* v6 r0 o% X* d# x5 a: E& X
为了让与会者更为舒适地度过会议时间,需要尽量选择能够提供符合人体工程学座椅的会场。如果条件有限,那么至少也要避免座椅靠得太紧,也可以将座位的摆放做适当调整,让座椅与墙面成V字型,以提供给与会者更好的视线。
2 [$ Q" y+ ]0 q
5 }- X% R! G0 _+ k- r% \" |教室型3 @( O# K$ L/ w
. q5 n, [3 w. X3 _5 T _1 _$ G 教室型的会场布置,需要在每一位与会者的座位前增加一个小台板,以方便书写和小组交流,这种类型的会场布置只适用于普通规模的会议。如果与会人数很多,又需要将会场布置成教室型,那就只有将会议分到两处或是多处进行了。" ?2 g3 G* T+ f: N6 ^; k
; `" a/ X9 n( P; E
: w& H/ w# R4 G2 b
; P& u) c" N# H% `" g6 q2 H# b# l8 O$ T: e) \$ A$ l& @% ]3 H
如图所示,将教室型会场的座椅摆放成V字型,将会使会场更具包容感以及参与性。有了座位前的小台板,前后排之间很容易就可以组成小组进行讨论。( l+ k" Z# x/ O! i" }- \$ G
* {: u9 K) t- n$ l5 H 小贴士:几乎所有的与会者都会反感会议室大门开合的声音,但如果不采取对策,在会议期间难免有人进进出出,门的声音也就难以避免,那么有什么办法可以解决这个问题呢?下面我们就给出一些比较实用的建议:使用带有弹簧夹的门闩;如果门本身就有强力弹簧夹,并在开合的时候会因为弹力过大而发出“BANG”的一声,那么就需要在门与门框的夹角处贴上橡胶、海绵、布料等可以起到缓冲作用的物件;另外,在门上用适当的方式提醒进出者轻拉轻合,也是避免惊扰会场的好办法。 圆桌型, i5 u% W. n9 G, D! x; ]" K+ C
3 o k2 U: S3 R, V7 H7 M( n 如果会议内容以小组讨论为主,那么圆桌型会场将是最佳选择。每个圆桌的最佳人数是5-7人,如果人数再多的话,比较害羞的与会者将会在讨论的时候,不自觉地被排挤在外,无法参与。如果会议在小组讨论的同时,还要兼顾聆听会议主持者的演讲,那么与会者就只能在面朝主持者的那一半落座。9 _: G4 F% C2 ^, ?5 W$ t5 y1 t
6 M, J/ \1 g5 z" ?7 ^
圆桌型
O6 |/ U" Q) m6 A" O6 u3 u- Y( b M5 z$ n6 o# B5 X( A: H0 u
8 a: ^$ E" r: ~) f
; B+ f* T9 }. N, `& y 桌椅位置的摆放,会议投影的位置,以及主持者站立的位置需要经过认真考虑,首先要保证与会者能够同时地看到主持人和投影影像,而不需要顾此失彼地左顾右盼。如果采用正投,主持人将无法避免会在投影屏幕上留下影子,那么此时就可以考虑使用背投来解决这个问题。其次,当主持人需要确认内容是否已经投影到屏幕上时,绝对不能完全背转过去,而是应该侧头快速浏览一下,进行确认即可。
) c9 S/ o2 S5 ^0 \1 G/ a1 O
( [ A9 l" d" t( t4 K& \ 会议型4 y! l! J% E9 t+ I! i7 U1 S# Q
2 ^$ _9 j5 ], z/ w) j+ i, g
会议型会场,一般采用U型和矩形的会议桌,此类会场将能提供最佳的团队合作氛围。会议型会场布置,建议不要采用大型投影,而是在每位与会者桌前提供一台小型的显示设备。会议型会场能够最大限度地弱化主持者的权威感,让与会者更为平等和积极地参与到讨论之中。! }+ _! m# x+ ^' o
|
|
|
|
|